Creșterea volumului de documente din companii și instituții, implicit creșterea volumului de muncă și timp necesar pentru administrarea documentelor ne-au inspirat să concepem Sistemul electronic de Management al Documentelor, bazat pe cele mai recente tehnologii Microsoft, care să înlăture dificultățile întâmpinate în ceea ce privește administrarea documentelor, fie ele doar în format electronic.
PriceWaterhouseCoopers a realizat o serie de studii care au concluzionat statistic asupra următoarelor situații și costuri aferente:
• Accesarea documentelor într-o companie (găsirea și punerea la dispoziție a acestora, celor care au nevoie de ele) ocupă aprox. 20% din timpul de lucru al angajaților;
• 7,5% din toata documentația unei companii este complet pierdută;
• Găsirea unui document “rătacit” costă o companie în medie 122$ – document necontractual (care nu are implicații valorice, comerciale prin însăși conținutul său);
• Costurile totale de generare și stocare (papetărie, arhivare, spațiul fizic de stocare etc.) sunt cheltuieli indirecte ce depășesc estimările inițiale ale proprietarilor; la care se adaugă și costurile de regenerare ale documentelor pierdute. Implementarea unei soluții de Document Management este utilă atât în activitatea zilnică a angajaților în lucrul cu documente electronice, cât și pentru arhivarea electronică a documentelor fizice.
CARACTERISTICILE SISTEMULUI ELECTRONIC DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR
Accesibilitate
SharePoint este o aplicație web care permite utilizatorilor să acceseze documentele partajate indiferent unde se găsesc acestea și ce dispozitive mobile sunt utilizate. În prezent soluția suportă și este compatibilă cu navigatoare web cum ar fi: Internet Explorer, Google Chrome, Firefox și Safari. Sistemul electronic de management al documentelor este accesibil și de pe platformele mobile.
Securitate
Managementul drepturilor asupra informațiilor este folosit pentru prevenirea copierii, modificării, listării, trimiterii prin fax, sau copierii și lipirii conținutului în cazul unui utilizator autorizat care încearcă folosirea conținutului într-un mod de utilizare neautorizat.
Căutare
Pentru utilizarea normală a căutării, utilizatorul final poate introduce un cuvânt cheie în căsuța de căutare, asemenea unei experiențe Google. Căutarea avansată permite utilizatorilor să găsească informația căutată cu mai multă acuratețe.
Accesarea documentelor de oriunde pe baza drepturilor de acces
SharePoint Server oferă suport Active Directory, Oauth, SAML, IBM Tivoli, Oracle Identity. Nivelul de permisiuni poate fi aplicat unui utilizator sau unui grup specific.
Clasificare eficientă a documentelor
Proces automatizat de aprobare a documentelor – în sistem se pot personaliza fluxuri de aprobări pe mai multe nivele, pe specificul fiecărui beneficiar.
Optimizarea timpului de căutare a unui document
Optimizarea respectării apartenenței la un anumit tip de document în cadrul aplicației de management a documentelor
Centru de documente (Document Center)
Site-ul de tipul centru de documente este construit ca și locație pentru cantități mari de documente și arată ca un portal unde sunt localizate documente partajate ale organizației.
Librărie de documente (Document Library)
Librăria de documente este o locație construită pentru a înlocui locația denumită “director” (“folder”) în cadrul lucrului obișnuit cu fișiere. Utilizatorul poate decide fie încărcarea (upload-ul) unui document, fie crearea unuia nou direct în cadrul librăriei de documente.
Managementul versiunilor
De fiecare dată când un document este editat, o copie a acestuia este creată automat cu un număr de versiune configurabil. Versionarea este un mecanism util de protecție, pentru că se poate reveni la o versiune anterioară a documentului, dacă este necesar.
Fluxul de aprobare a documentelor (Document Approval)
Fluxul de aprobare a documentelor permite controlul documentelor, impunând să fie aprobate înainte de a fi prezentate utilizatorilor autorizați.
Exemple de documente care pot fi gestionate: raportarea cheltuielilor, documentația referitoare la modul de fabricare și implementare a unui produs, modificări inginerești, concediile angajaților etc.
Set de documente (Document Set)
Identificatori de documente (Document ID)
Facilitatea de ID al documentului este utilă organizațiilor care necesită aplicarea conformității managementului de documente din punct de vedere legal. ID-ul este configurabil și poate fi aplicat global.
Metadate si Navigatie (Metadata & Navigation)
Office Web Apps
Cu ajutorul soluției Office Web Apps, utilizatorii finali pot vizualiza sau edita documente direct în browser, fără a fi necesară instalarea aplicației client Microsoft Office pe calculatorul personal.
Arhivare
Soluția de arhivare permite organizației să arhiveze documentele când este necesar. Documentele care nu mai sunt utile pot fi mutate în alte librării de documente. Documentele arhivate pot fi regăsite ulterior dacă este necesar acest lucru prin funcționalități de indexare și căutare avansată pe care soluția le are.
Audit
SharePoint permite utilizatorilor verificarea istoricului de acțiuni care au fost efectuate asupra documentelor, operație foarte importantă în cadrul activităților asupra documentelor din cadrul unei companii.
De exemplu, administratorul poate determina ce utilizatori au editat un anumit document și când au făcut-o.
Lucru offline
Utilizatorii finali pot sincroniza documentele partajate calculatoarelor personale și dispozitivelor mobile pentru lucru offline. Odată ce dispozitivele acestora sunt conectate la Internet, modificările realizate în cadrul documentelor pot fi sincronizate cu librăriile de documente SharePoint.
Traducere
SharePoint suportă traducerea conținutului din cadrul documentelor într-o altă limbă utilizând Microsoft Translation Engine.
Suport multilingv
Soluția de managementul documentelor suportă atât funcționalitatea de traducere, cât și formatul multilingv. Utilizatorii pot decide ce limbaj să selecteze, astfel încât aceștia să fie familiari cu el.
Beneficii generale
Implementarea soluției de Document Management într-o organizație aduce câteva beneficii însemnate pentru experiența zilnică de lucru, dintre care menționăm:
• Sporirea eficienței și productivității prin reducerea semnificativă a timpului alocat pentru accesarea și găsirea informației căutate, care este indexată și ușor de identificat. • Creșterea securității documentelor prin stabilirea drepturilor de acces în cadrul aplicației. Șansele de accesare neautorizată a documentelor sunt mult mai mari atunci când acestea sunt depozitate într-un spațiu fizic.
• Reducerea costurilor atât în ceea ce privește consumul de hârtie, dar și logistica (spațiu, dulapuri, echipamente) și personalul angajat. 
• Accesibilitate crescută. Fiind accesibilă online de oriunde, utilizatorii pot să vizualizeze, să partajeze, să modifice și să stocheze documente, într-un mod securizat.
• Optimizarea timpului de lucru în realizarea documentelor la care lucrează mai multe persoane în paralel. Dacă în trecut documentul era trimis pe email de la o persoană la alta pentru a fi editat și adăugat/modificat (de cele mai multe ori utilizând track changes), prin folosirea soluției de Document Management, documentele pot fi editate în același timp în secțiuni diferite de către mai multe persoane.
• Optimizarea fluxurilor de lucru și aprobare a documentelor, chiar și când persoanele care trebuie să aprobe sunt în deplasare sau compania are mai multe sedii în țară sau în străinătate.
• Reducerea riscului de amenzi sau sancțiuni în procesul de administrare a documentelor, în cazul nerespectării normelor și prevederilor legale legate de administrarea și stocarea documentelor companiei.
• Redobândirea informațiilor într-un timp scurt în caz de dezastre naturale, spre deosebire de documentele fizice, care pot deveni irecuperabile.
10 motive să optați pentru sistemul nostru de management al documentelor în cadrul organizației dumneavoastră:
2. Facilitează colaborarea între utilizatori – la producerea unui document se poate lucra în mod cooperativ de către utilizatorii alocați, asigurându-se astfel un timp redus în realizarea acestuia, precum și o garantare a calității pentru versiunea finală.
3. Securitatea documentelor/conținutului – sistemul de management al documentelor are implementate politici riguroase de securitate, bazate pe autentificare individuală, integrată cu funcționalități Active Directory. Controlul accesului se face pe bază de roluri (RBAC) și astfel fiecare utilizator poate vedea documentele sau conținutul în funcție de permisiunile acordate rolului din sistem care i-a fost alocat.
Securitatea și confidențialitatea datelor stocate într-un sistem de management al documentelor este asigurată atât în exterior, cât și pentru utilizatorii interni.
4. Accesul rapid al conținutului, prin funcționalități de căutare: tag-urile, categoriile și metadatele asociate fișierelor/documentelor ușurează căutarea acestora.
5. Disponibilitate ridicată – sistemul are la bază o accesare de tip web-based, angajații unei companii pot avea acces direct la documente din orice loc cu acces la internet și la orice oră – funcție de politica companiei.
7. Sistemul este integrabil cu software terț – se elimină introducerea de date redundante și se asigură fluxul informației între platforme separate.
8. Adaptarea la tipul de afacere a clientului – se pot personaliza interfețele, funcționalitățile, workflow-urile interacțiunile cu alte sisteme (ex.: conectarea la un server de baze de date) pentru a fi cât mai aproape de logica de business dorită.
9. Scalabilitatea – sistemul adresează atât nevoile unei companii mici care lucrează pe documente, cât și companiilor medii sau mari, unde volumul de documente este foarte mare; diferența constă doar în capacitatea de stocare necesară fiecărui client.
10. Eficiența în timp și costuri – sistemul de management al documentelor este ușor de folosit, cu o adopție rapidă în rândul utilizatorilor non-tehnici datorită similarității cu produsele Office, asigurând și prin funcționalitățile intrinseci eficientizarea activității, cât și reducerea costurilor.
SOLUȚIE DE REGISTRATURĂ ELECTRONICĂ
Adăugarea de înregistrări noi se poate face numai după ce se completează utilizatorul în nomenclatoarele aferente și apartenența la un anumit grup SharePoint, iar atașarea de documente se realizează doar de către persoanele care pot adăuga înregistrări noi în registru.
Pentru a seta securitatea la nivel de înregistrare, în cadrul feature-ului SharePoint s-a dezvoltat un sistem de aplicare de permisiuni atât la nivel de platformă Share-Point, cât și la nivel de file system pentru fișiere.
